本記事では、社内で適性検査の受検を案内する際のポイントや注意点についてご説明しています。
1．はじめに：社内へのご案内の重要性について
社員様に受検いただく際には、性格情報や能力情報を個人情報と紐付けて収集する関係上、検査実施の目的や用途を明確にした上で、社員様に事前にご説明いただく必要があります。
これにより、受検実施後のトラブルを防いだり、社員様に安心して受検いただき、受検率をあげることにつながります。
2．社内案内時に説明・伝達するべき４つの事項
1．実施目的を伝える
どのような目的で検査を実施するのか、メール文面や社内向け資料に記載しましょう。
代表的な例は下記のような内容です。
・より自社の社風に合う人材の採用基準を検討するために、社内人材の性格診断を実施します。
・社内人材の性格診断結果から、より社風に合う人材を採用する基準を作る目的で実施します。
・社内の皆さんと性格的に相性がよい人を採用するために、皆さんの性格診断を実施します。
2．受検者側のメリットを強調する
受検することで社員様にとってどのようなメリットがあるのかを明確に伝えることで、受検するハードルを下げることができます。
ミキワメの場合は、性格診断結果は個別にフィードバックされ、受検者はマイページにて閲覧できるため、受検することで自己理解や相互理解を深めていただけることや、強み・弱みを理解することで仕事に活かしていただくなどのメリットがあります。
代表的な例は下記のような内容です。
・性格診断を受検いただくことで、ご自身の自己理解を深め、仕事に活かしていただけます。
・ご自身の性格や周囲の方との違いを知ることで、円滑なコミュニケーションの手助けになります。
・ご自身の性格の強み・弱みを知ることで、得意を活かし、苦手をカバーした働き方がしやすくなります。
・上長にあたる方にご自身の性格を知っていただくことで、より性格に配慮したマネジメントを受けることができます。
3．利用用途を伝える
受検した結果を誰が見るのか、具体的にはどのように使うのか、という情報の活用方法について明確に伝えることで、受検する皆様にとっての安心感を醸成します。
特に、「人事評価に使われるのでは」と不安に思う方が多い場合は、検査の仕組みを明確に伝える必要があります。
「そもそも優劣を判断できる診断ではないため、評価に使えるものではない」など、ミキワメの結果の性質を説明いただくと良いです。
（「適性検査」というとハードルが上がるため「性格診断」という言い方にすることもオススメです）
代表的な例は下記のような内容です。
・受検結果は、職種別に採用要件を検討したり、皆さんへの円滑なマネジメントを実施するために用います。
・受検結果は、全体の傾向や部署・職種別の傾向として集約・分析され、会社全体の性格傾向を把握するために利用したり、
より個性に合わせたマネジメントを実施するために利用される予定です。
・性格診断は、性格に優劣をつけて評価できるものではありません。
ゆえに、この結果は人事評価や人事考課に使えるものではなく、そのように利用されることも一切ありません。
4．情報の共有範囲と管理方法
受検結果を誰が見る可能性があるのか、どういう施策のためにどのように分析されるのか、どのように保存され管理されるのか、といった情報の活用や共有範囲、管理方法についても伝えることで、より安心して受検いただくことにつながります。
ミキワメのシステム内に保存されているデータについては、提供する株式会社リーディングマークの「プライバシー・ポリシー」および「個人情報の取り扱いに関する規定」に従って管理・保存されます。
代表的な例は下記のような内容です。
・受検結果は、経営層、人事部、およびご自身の所属部署の部長、マネージャーが閲覧する可能性があります。
・受検結果は、役員、人事部、事業部長、課長が閲覧し、
社員の皆様の性格にあった職務環境やマネジメントを提供するための参考にさせていただきます。
・データはシステム提供会社のプライバシー・ポリシーおよび個人情報の取扱についての規定にもとづいて適切に管理され、
一般公開されることはありません。
以上のような内容を、社内受検の前にご案内いただき、社内周知いただくことを推奨しています。
3．受検への同意について
上記のような内容を事前にご説明いただきつつ、同意をいただいた方に受検していただくことを約束できたほうがよいです。受検することをもって同意いただいたとみなすような文言を説明文に記載しておくことが望ましいでしょう。
代表的な記載例は以下になります。
・上記に同意いただき、ぜひ性格診断の受検にご協力いただければと思います。
・社内で診断を活用し、コミュニケーションを活性化するために、ぜひ上記に同意いただいて、
受検を実施いただけると幸いです。
・受検によって、上記の内容に同意いただいたと理解いたします。
・上記に同意いただいた上で、性格検査への受検を実施してください。
4．案内時のご注意事項
1．強制受検は避ける
「受検は強制です」などとしてしまうと、受検者は「受けさせられる」感覚が強くなり、適切な結果が得られにくくなったり、不信感につながってしまいます。強制にしていても全員のデータを100%取得することは困難ですし、虚偽の回答をする方も出てしまいますので、避けましょう。
受検率をあげるためには、むしろ受検することのメリットや安心感を醸成するよう努めましょう。
2．結果の一義的な解釈を避ける
上記にも述べていますが、性格診断の結果は優劣を付けられるものではないですが、「このタイプはダメ」「この性格はよくない」などの短絡的な解釈が社内で拡がってしまうと、一部の社員様が傷ついてしまったり、組織の人間関係に悪い影響を及ぼすことが起こりやすくなります。またその影響は目に見えず進行し、社員のモチベーションを下げてしまうことにつながるリスクが有るため、解釈は慎重に共有することを心がけましょう。
3．生産的な活用を意識する
「評価に使われるかもしれない」など不安に思う社員のかたが出てしまうこともあります。検査結果は優劣をつけるものではないこと、円滑なコミュニケーションや相互理解の促進のために実施することなど丁寧にご説明いただき、できるだけ安心して受検いただけるような情報提供を行いましょう。
実際に性格検査の結果は、特定の人を貶めることではなく、強みを活かし、弱みをカバーし合うために利用されるべきものですので、結果を生産的に活用するという意識を社内共有いただき、運用ください。
4．受検者の問い合わせ窓口について
社内受検者からの問い合わせが人事担当者様に集中してしまうと、大変工数をおかけしてしまいますので、社内受検者へのご案内の際には、下記の「受検者向けサポート窓口」も同時にご紹介いただき、不明点はこちらにお問い合わせいただくことをオススメしております。
https://mikiwame.zendesk.com/hc/ja/requests/new
5．社員様閲覧用のご案内資料について
社内向けにご案内する際に、社員様に閲覧いただける資料の例を作成しています。
下記のURLの資料をご確認の上、適宜改変しご活用ください。
<受検依頼のURLを直接社員様に送付して受検案内をした場合>
https://drive.google.com/file/d/17JCSpzxXq79Sz8cKAycXeaJNyGrOgdEI/view?usp=sharing
<CSV等でインポート後システムからメールで受検案内をした場合>
https://drive.google.com/file/d/1-gMIjG4-DjRuzrCzD_wqrtilCNrgOrLy/view?usp=sharing